Digitalización de procesos

Documento elaborado por la Comunidad AEC Calidad sobre Digitalización de procesos

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¿Qué es un proceso?

Un proceso se define como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
La función calidad se refiere a la función que lidera el Sistema de Gestión en la organización.

Los procesos en una organización se pueden clasificar en las siguientes categorías:

• Procesos de Dirección
• Procesos Operativos
• Procesos de Soporte
• Procesos de Gestión

CUESTIONES QUE DEBE CONTEMPLAR UNA GESTIÓN POR
PROCESOS:

• La gestión por procesos supone, desde luego, un convencimiento previo de la alta dirección respecto de su utilidad, así como su decidido impulso. Para ello, los responsables de la Función Calidad deberán explicar los beneficios para la empresa, derivados de esta forma de gestión.
• La gestión por procesos debe involucrar a todos los niveles de la empresa, en su configuración y gestión, en la parte que corresponda.
• Determinar el responsable de proceso.
• Los procesos deben ser extremo a extremo “end to end” (e2e), claramente orientados al cliente interno y externo.
• Determinar las entradas, determinando las unidades origen que provocan las entradas-necesidades que determinan las actividades que configuran el mismo.
• Determinar las salidas, determinando las unidades receptoras de las salidas resultados
  que provocan las actividades que conforman el proceso.
• Determinar la actividad inicial que lo origina, las actividades intermedias que lo componen y la actividad final, interactuando con el resto de los procesos que correspondan.
• Determinan los registros que evidencien su trazabilidad y ejecutoria.
• Contemplar los documentos (procedimientos, instrucciones, protocolos, etc.) internos que regulan los mismos.
• Incluir los riesgos identificados para los mismos.
• Contemplar la interrelación que corresponda entre todos ellos.
• Establecer indicadores de gestión (control, mejora, etc.) que afecten a los mismos
• La gestión por procesos en las organizaciones así como su digitalización debe ser posibilista, esto es, acometerse de manera realista arrancando con proyectos piloto y extendiendo paulatinamente los modelos a toda la organización.