Norma UNE-ISO 30300

La serie de normas UNE-ISO 30300 sobre gestión documental (Management Systems for Records) es un conjunto de estándares desarrollados por la organización ISO, International Organization for Standarization y su Comité 46 de Información y Documentación. Supone la alineación de las técnicas y los procesos documentales con la metodología de los sistemas de gestión.

Para la implantación de un sistema de gestión 30300 es imprescindible el liderazgo de la alta dirección y la implicación de toda la organización. Los responsables directos de la implantación deben tener conocimientos de gestión documental al tiempo que de sistemas de gestión.

El sistema de gestión propuesto por esta norma puede implementarse integrado con otros sistemas de gestión permitiendo, con poco esfuerzo, aumentar la eficacia de los mismos. También puede implementarse en organizaciones de cualquier tamaño o sector.

Las normas UNE-ISO 30300 tienen una relación muy estrecha con otras normas de gestión de documentos, especialmente con ISO 15489, partes 1 y 2, que se reconocen en la introducción como las normas fundacionales.
 



Además...


El propósito de implementar estas normas es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización. Los beneficios se pueden encontrar en distintas áreas o facetas:
- Realizar actividades y prestar los correspondientes servicios eficientemente.
- Cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y de rendición de cuentas.
- Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio.
- Facilitar el funcionamiento efectivo en caso de desastre.
- Proporcionar protección y apoyo en los litigios.
- Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, clientes y partes interesadas.
- Soportar las actividades de investigación y desarrollo.
- Apoyar las actividades promocionales de la organización.
- Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social.
 



¿Para qué... ?


La serie de normas UNE- ISO 30300 se compone de dos normas:

- UNE-ISO 30300 – Sistema de gestión para los documentos – Fundamentos y vocabulario. Define el vocabulario o terminología que se va a utilizar en el resto de las normas y presenta la justificación y enfoque de toda la serie.

- UNE-ISO 30301 – Sistema de gestión para los documentos – Requisitos. Propone un sistema muy concreto de gestión basado en la mejora continua y en la utilización de técnicas y conocimientos de lo que habitualmente se conoce como “gestión documental”.

- UNE-ISO 30302 - Sistema de gestión para los documentos. Guía para la implementación.

- UNE-ISO 30303 - Sistema de gestión para los documentos. Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría y la certificación.

 - UNE-ISO 30304 - Sistema de gestión para los documentos. Guía de evaluación. Es una guía para la auditoría del sistema de gestión para los documentos.


Ver también


Sistemas de Gestión de la Calidad


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